Рекомендации по проведению собраний в Lync
Существуют различные параметры настройки, подключения к собранию Lync и его презентации. Изложенные ниже рекомендации помогут вам воспользоваться этими функциями, которые облегчат вашу работу и обеспечат приятные условия для собрания.
Совет: Интерактивное руководство о задачах выступающего на собрании см. в статьях Планирование и подготовка к собранию Lync и Управление собственным собранием Lync.
Настройка собрания Lync
Планирование собрания
Для небольших и неформальных корпоративных собраний используйте параметры по умолчанию, не изменяя настройки. Помните, что параметры по умолчанию позволяют любому участнику выступать и подключаться к собранию напрямую.
Если к собранию предъявляются особые требования (например, планируется большое количество людей, привлекаются внешние участники, необходимо обеспечить защиту данных и т. д.), измените параметры собрания в соответствии с этими требованиями. Дополнительные сведения см. в статье Настройка параметров собраний Lync.
Собрания Lync можно проводить в конференц-залах, если участники присутствуют как лично, так и виртуально. Нажмите кнопку Поиск помещений в Outlook, чтобы найти и добавить конференц-зал в нужном вам здании. Кроме того, можно зарезервировать помещение, а затем добавить сведения о нем в поле Расположение в приглашении на собрание.
Назначение резервного выступающего
Назначьте резервного выступающего на случай вашего опоздания или невозможности принять участие в собрании. Резервный выступающий также может начинать запись, предоставлять помощь и управлять аудиторией или отслеживать задаваемые на собрании вопросы, что позволит вам сосредоточиться на презентации. Это особенно важно при большом количестве участников.
Сведения о ПИН-коде
Обычно ПИН-код не требуется, если звонить на собрание по телефону. Вы подключаетесь напрямую, а ваш номер отображается в списке участников. Однако чтобы позвонить в качестве руководителя или подтвердить свою личность, вам нужно будет ввести ПИН-код, а также рабочий или добавочный номер.
Подтверждение личности звонящего может требоваться при подключении к защищенному собранию.
Хорошо, когда в случае надобности ПИН-код под рукой. Если вы не помните свой ПИН-код, выберите пункт Забыли ПИН-код телефонного подключения? в приглашении на собрание и следуйте инструкциям по сбросу ПИН-кода.
Включение документа с инструкциями или ссылки на него в приглашение на собрание
Приглашая на собрание пользователей, не имеющих опыта работы с Lync, включите в приглашение документ с инструкциями по работе с Lync или ссылку на него, чтобы участники успели заблаговременно ознакомиться с возможностями Lync.
Добавление заметок к приглашению на собрание
При планировании собрания можно добавлять заметки для ограниченного или общего просмотра с помощью OneNote. При наличии разрешения участники могут просматривать и редактировать заметки для общего просмотра перед собранием. Выберите пункт Заметки к собранию на ленте приглашения и добавьте заметки для общего просмотра или личные заметки (невидимые другим участникам) к приглашениям на собрание. Дополнительные сведения см. в статье Использование заметок для ограниченного или общего просмотра в собрании Lync.
Присоединение к собранию Lync
Совет: Интерактивное руководство о присоединении к собраниям Lync — включая советы по устранению неполадок — см. в разделе Присоединение к собранию Lync.
Подключитесь к собранию за 10–15 минут до его начала, чтобы настроить его и устранить возможные проблемы.
Перед собранием определитесь, будет ли для звукового канала собрания использоваться компьютерная телефония (интегрированный звук и видео Lync) или телефон.
При использовании компьютерной телефонии настройте аудио- и видеоустройства и проверьте качество настройки. Можно использовать микрофон и динамики компьютера или мини-гарнитуру. Дополнительные сведения см. в статьях Настройка и проверка звука в Lync и Настройка и устранение неполадок с видео в Lync.
При использовании телефона в качестве звукового канала воспользуйтесь функцией Lync Звонок на мой номер. В окне Присоединиться к звуковому каналу собрания выберите пункт Звонок на мой номер и введите номер телефона, на который вы хотите, чтобы вам звонили.
При использовании этой функции не нужно вводить идентификатор собрания или ПИН-код. Нажмите *1, чтобы прослушать описание доступных команд конференции.
Для лучшего качества звука используйте мини-гарнитуру, а не микрофон и динамики компьютера.
Качество звука в значительной степени зависит от состояния сети. Используйте проводное подключение к сети и не забудьте отключить беспроводные соединения на компьютере.
После присоединения к собранию отключите микрофон, если вы не выступаете. См. статью Использование звука во время собрания Lync.
Выступление на собрании Lync
Присоединитесь к собранию вместе с сотрудником, чтобы проверить качество звука и изображения.
Проверьте параметры текущего собрания, убедившись, что необходимые функции участников, например разрешение на присоединение участников, просмотр содержимого или разрешение на добавление примечаний, выключены или включены.
Если вы работаете с PowerPoint, учтите следующее:
Используйте набор слайдов, содержащий не больше 15 элементов, крупные шрифты (больше 30) и простой фон, чтобы не отвлекать внимание.
Заранее загрузите презентацию и потренируйтесь использовать элементы управления для перемещения слайдов и добавления примечаний. Например, можно выделять важные элементы с помощью лазерной указки или штампов.
Чтобы не забыть тезисы выступления, используйте заметки выступающего.
Если вы предоставляете общий доступ к рабочему столу или программе:
Помните, что при общем доступе к программе участники видят только те приложения и документы, к которым предоставлен общий доступ. Другие программы, которые вы просматриваете, будут невидимыми для участников.
Если нужно переключаться между программами, используйте общий доступ к рабочему столу.
Нажмите кнопку Предварительный просмотр в собрании, чтобы посмотреть, что видят участники, которым предоставлен доступ к рабочему столу или программе.
Сообщите участникам собрания, что можно увеличить область просмотра, перейдя в полный режим.
Оставьте достаточно времени на вопросы, сообщив участникам, что можно вводить вопросы и комментарии в разделе мгновенных сообщений.
Выключите свой микрофон, если вы не выступаете, и убедитесь, что знаете, как включать и выключать микрофоны участников как с помощью Lync, так и с помощью тональных команд телефона (нажмите *1 на панели набора номера, чтобы прослушать команды).
Перед началом собрания напомните участникам, как включить и выключить микрофоны.
По завершении собрания нажмите Дополнительные параметры (…), а затем Завершить собрание. Чтобы продолжить, в предупреждении нажмите ОК. После этого окно будет закрыто, а от собрания будут отключены все пользователи, в том числе те, которые присоединились к нему по телефону.
Если вы хотите выйти из собрания, никого не отключая от него, просто закройте окно собрания.
Проведение собрания в конференц-зале
Перед началом собрания желательно подготовить конференц-зал, убедившись, что в Lync настроена работа аудио- и видеоустройств зала.
При необходимости подключите ноутбук к проектору или телефону конференц-зала.
При наличии эха отключите динамики и микрофон. Попросите других участников, подключенных к Lync, также отключить микрофоны и динамики.
Можно подключить телефон конференц-зала к своему компьютеру или пользоваться своим телефоном для подключения к звуковой части собрания.
При использовании проектора подсоедините кабель к компьютеру и выберите соответствующий дисплей.
Клавиша Windows + P вызывает окно, где можно выбрать один из следующих параметров:
Дублировать — отображает рабочий стол одновременно на мониторе компьютера и на проекторе конференц-зала;
Расширить — расширяет рабочий стол с компьютера и проектора конференц-зала;
Только на проекторе — отображает рабочий стол только на проекторе.
Рекомендуется использовать команду Дублировать, чтобы видеть собрание, как на своем мониторе, так и на дисплее конференц-зала.
blog.eaglenn.ru | Заметки IT инженера
Microsoft, Linux, Lync и etc……
Создание собрания Lync в Outlook Exchange
Календарь
Для создания конференции Lync, с использованием Outlook Exchange необходимо открыть календарь.
В верхнем меню необходимо нажать кнопку новое собрание Lync.
В появившемся приглашении необходимо заполнить поля кому, тема. Необходимо проверить время начала и окончания собрания.
Изменим параметры собрания, для этого щелкните мышкой в верхнем меню кнопку параметры собрания.
Параметры собрания Lync
Настройка разрешении
По умолчанию собрание создается с готовыми настройками, которые хранятся на сервере Lync, но вы можете задать свои уникальные параметры для собрания.
Переместите флажок в параметр новое место для собрания и вам станут доступны дополнительные функции.
Изменение телефон
Если ваш администратор настроил территориально распределённую сеть MS Lync и позволил использовать вход в конференцию Lync с телефонным номером в зависимости от территории нахождения партнера, вы можете снизить затраты на телефонные переговоры путем выбора нужного номера. Перейдите в меню телефон,
где, из выпадающего списка выберете необходимый регион. В зависимости от выбранного региона у вас изменить телефонный номер точки входа.
Телефон до изменений региона
Телефон после изменения региона
Изменение языка приглашения
Для изменения языка отправляемого приглашения необходимо перейти в раздел язык приглашения
и поставить галку сделать английский языком приглашения на собрание. Приглашение на собрание будет создано на английском языке.
По завершению всех настроек нажимаем кнопку отправить
В календаре у нас будет создано новое собрание с использованием MS Lync. 
Запись и воспроизведение собраний в Lync 2010
Поддержка Office 2010 прекращена 13 октября 2020 г.
Перейдите на Microsoft 365, чтобы работать удаленно с любого устройства и продолжать получать поддержку.
Если в организации разрешена запись, то собрания или беседы Microsoft Lync 2010 можно записать. Запись позволяет сохранить аудиосигнал, видеосигнал, мгновенные сообщения, совместный доступ к приложениям, презентации Microsoft PowerPoint, виртуальную доску и опросы из сеанса Lync 2010, а затем полностью воспроизвести их.
Запись также можно сделать доступной для остальных пользователей путем сохранения частей записи Lync в формате Windows Media. Это позволяет объединить все записанное содержимое в одном видеофайле Windows Media. Видеоролик по умолчанию сохраняется на компьютер, но его можно совместно использовать с другими пользователями путем сохранения на общем сетевом ресурсе или в библиотеке активов Microsoft SharePoint Server 2010.
Требуемое действие
Определение записываемых компонентов
Во время беседы Lync и перед ее записью можно выбрать тип содержимого, которое требуется включить в запись. Эти параметры можно установить в процессе собрания или беседы Lync, открыв Параметры записи в окне собрания или беседы. Все внесенные изменения применяются к текущей беседе или собранию. Для следующих бесед или собраний используются настройки по умолчанию.
Примечание: Если планируется создание публикуемой версии Windows Media записи, следует помнить о том, что если определенное содержимое в первоначальном сеансе Lync было слишком большого размера (например, большая доска, длинный сеанс обмена мгновенными сообщениями или общее использование двух мониторов), то содержимое может плохо читаться в окончательном видео. Кроме того, все рукописные сообщения в части обмена мгновенными сообщениями записи обычно усекаются из-за ограниченной ширины в окончательном видео.
Перейдите в окно собрания или беседы и щелкните пункт Параметры в строке меню. Если пункт меню Параметры не отображается, нажмите кнопку Дополнительные параметры, а затем выберите команду Показать строку меню).
Выберите пункт Параметры записи.
В диалоговом окне Lync — параметры записи установите флажки рядом с теми типами содержимого, которые требуется включить в запись Lync. Если необходимый тип содержимого недоступен, то его запись может быть запрещена организацией.
Запись беседы или собрания
При участии в личной беседе Lync можно запустить запись, если организации участников разрешают это. Обратите внимание на то, что запись беседы невозможна, если один из собеседников использует обычный телефон. В ходе собрания Lync запись может начать выступающий, если это разрешено пользователем, запланировавшим или начавшим собрание.
Чтобы начать запись, выполните одно или несколько действий в окне собрания или беседы:
Нажмите кнопку Дополнительные параметры и щелкните команду Начать запись.
Щелкните элемент Действия в строке меню, а затем щелкните команду Начать запись. Если меню Действия не отображается, нажмите кнопку Дополнительные параметр и выберите команду Показать строку меню.
В ходе собрания можно использовать элементы управления в нижней части окна для приостановки, продолжения или остановки записи.
Определение пользователей, ведущих запись
В ходе записи в нижней части окна собрания или беседы отображается сообщение Вы ведете запись, Другие ведут запись или Вы и другие пользователи ведете запись. Если запись ведут другие пользователи, наведите указатель мыши на это сообщение, чтобы просмотреть имя пользователя.
Остановка и сохранение записи
При остановке записи Lync автоматически сохраняет ее. Записи по умолчанию сохраняются на компьютере в папке C:\Users\ \Lync Recordings. Lync также предоставляет возможность создания версии записи Windows Media, которую можно опубликовать путем сохранения на сетевом ресурсе. При наличии SharePoint Server 2010 и соответствующих прав можно сохранить эту запись в библиотеку активов Microsoft SharePoint.
Примечание: Если планируется создание публикуемой версии Windows Media записи, следует помнить о том, что если определенное содержимое в первоначальном сеансе Lync было слишком большого размера (например, большая доска, длинный сеанс обмена мгновенными сообщениями или общее использование двух мониторов), то содержимое может плохо читаться в окончательном видео. Кроме того, все рукописные сообщения в части обмена мгновенными сообщениями записи обычно усекаются из-за ограниченной ширины в окончательном видео.
В окне беседы или собрания выполните одно из следующих действий.
Нажмите кнопку Дополнительные параметры и щелкните команду Остановить запись.
Щелкните элемент Действия в строке меню, а затем щелкните команду Остановить запись. Если меню Действия не отображается, нажмите кнопку Дополнительные параметры и выберите команду Показать строку меню.
Используйте кнопку Остановить запись в нижней части окна беседы или собрания.
Отобразится диалоговое окно Остановить запись. Чтобы изменить имя записи, укажите новое имя в разделе Название записи.
Чтобы создать версию записи Windows Media, перейдите к разделу Публикация, установите флажок Создавать версию для публикации другим пользователям (расширение WMV).
Чтобы выбрать тип содержимого, которое требуется включить в публикуемый видеофайл, выберите пункт Параметры. В разделе Содержимое в видео установите флажки рядом с требуемыми типами содержимого (если тип содержимого недоступен, то он изначально не был включен в сеанс Lync). После этого нажмите кнопку ОК.
Чтобы изменить расположение версии записи Windows Media, в разделе Сохранить в выполните одно из следующих действий.
Нажмите кнопку Обзор и перейдите в папку, в которой требуется сохранить этот видеофайл.
В текстовом поле укажите веб-адрес, например URL-адрес библиотеки активов SharePoint Server 2010.
Примечание: Если возникают проблемы отправки файла в SharePoint Server 2010, обратитесь к администратору SharePoint с просьбой увеличить максимальный объем для отправки по умолчанию (по умолчанию установлено 50 МБ) и параметр времени ожидания отправки.
Примечание: Чтобы сразу перейти в диспетчер записей Microsoft Lync 2010 для управления записью или ее воспроизведения, щелкните команду Управление записями.
Воспроизведение записи
Чтобы воспроизвести созданные записи, откройте диспетчер записи Lync. Записи открываются в проигрывателе Microsoft Lync 2010 и просматриваются в нем.
Чтобы открыть диспетчер записи, выполните одно из следующих действий.
Нажмите кнопку Дополнительные параметры и щелкните команду Управление записями.
Нажмите кнопку Пуск, выберите пункт Все программы, щелкните команды Microsoft Lync и Диспетчер записи Microsoft Lync.
Щелкните элемент Действия в строке меню Lync, а затем щелкните команду Диспетчер записей. Если меню Действия не отображается, нажмите кнопку Дополнительные параметры и выберите команду Показать строку меню.
Щелкните запись в диспетчере и нажмите кнопку Воспроизвести.
Если другой пользователь опубликовал версию записи Windows Media и разместил ее на сетевом ресурсе или на сайте SharePoint, то эту запись можно открыть и воспроизвести в проигрывателе Windows Media. Для оптимальной производительности рекомендуется сохранить запись Windows Media на компьютере и воспроизвести ее с локального диска.
Создание версии записи для совместного использования
Запись можно сделать доступной для других, сохранив всю запись Lync или ее часть как файл Windows Media и опубликовав этот файл на общем сетевом ресурсе или в библиотеке активов SharePoint Server 2010. Существует два способа создания версии Windows Media записи: создать ее автоматически при завершении сеанса Lync и сохранении записи (подробные сведения см. выше в разделе «Остановка и сохранение записи») или создать ее позднее в диспетчере записей (дополнительные сведения см. в разделе Диспетчер записей).
