Как сделать собрание в lync

Содержание

Рекомендации по проведению собраний в Lync

Существуют различные параметры настройки, подключения к собранию Lync и его презентации. Изложенные ниже рекомендации помогут вам воспользоваться этими функциями, которые облегчат вашу работу и обеспечат приятные условия для собрания.

Совет: Интерактивное руководство о задачах выступающего на собрании см. в статьях Планирование и подготовка к собранию Lync и Управление собственным собранием Lync.

Настройка собрания Lync

Планирование собрания

Для небольших и неформальных корпоративных собраний используйте параметры по умолчанию, не изменяя настройки. Помните, что параметры по умолчанию позволяют любому участнику выступать и подключаться к собранию напрямую.

Если к собранию предъявляются особые требования (например, планируется большое количество людей, привлекаются внешние участники, необходимо обеспечить защиту данных и т. д.), измените параметры собрания в соответствии с этими требованиями. Дополнительные сведения см. в статье Настройка параметров собраний Lync.

Собрания Lync можно проводить в конференц-залах, если участники присутствуют как лично, так и виртуально. Нажмите кнопку Поиск помещений в Outlook, чтобы найти и добавить конференц-зал в нужном вам здании. Кроме того, можно зарезервировать помещение, а затем добавить сведения о нем в поле Расположение в приглашении на собрание.

Назначение резервного выступающего

Назначьте резервного выступающего на случай вашего опоздания или невозможности принять участие в собрании. Резервный выступающий также может начинать запись, предоставлять помощь и управлять аудиторией или отслеживать задаваемые на собрании вопросы, что позволит вам сосредоточиться на презентации. Это особенно важно при большом количестве участников.

Сведения о ПИН-коде

Обычно ПИН-код не требуется, если звонить на собрание по телефону. Вы подключаетесь напрямую, а ваш номер отображается в списке участников. Однако чтобы позвонить в качестве руководителя или подтвердить свою личность, вам нужно будет ввести ПИН-код, а также рабочий или добавочный номер.

Подтверждение личности звонящего может требоваться при подключении к защищенному собранию.

Хорошо, когда в случае надобности ПИН-код под рукой. Если вы не помните свой ПИН-код, выберите пункт Забыли ПИН-код телефонного подключения? в приглашении на собрание и следуйте инструкциям по сбросу ПИН-кода.

Включение документа с инструкциями или ссылки на него в приглашение на собрание

Приглашая на собрание пользователей, не имеющих опыта работы с Lync, включите в приглашение документ с инструкциями по работе с Lync или ссылку на него, чтобы участники успели заблаговременно ознакомиться с возможностями Lync.

Добавление заметок к приглашению на собрание

При планировании собрания можно добавлять заметки для ограниченного или общего просмотра с помощью OneNote. При наличии разрешения участники могут просматривать и редактировать заметки для общего просмотра перед собранием. Выберите пункт Заметки к собранию на ленте приглашения и добавьте заметки для общего просмотра или личные заметки (невидимые другим участникам) к приглашениям на собрание. Дополнительные сведения см. в статье Использование заметок для ограниченного или общего просмотра в собрании Lync.

Присоединение к собранию Lync

Совет: Интерактивное руководство о присоединении к собраниям Lync — включая советы по устранению неполадок — см. в разделе Присоединение к собранию Lync.

Подключитесь к собранию за 10–15 минут до его начала, чтобы настроить его и устранить возможные проблемы.

Перед собранием определитесь, будет ли для звукового канала собрания использоваться компьютерная телефония (интегрированный звук и видео Lync) или телефон.

При использовании компьютерной телефонии настройте аудио- и видеоустройства и проверьте качество настройки. Можно использовать микрофон и динамики компьютера или мини-гарнитуру. Дополнительные сведения см. в статьях Настройка и проверка звука в Lync и Настройка и устранение неполадок с видео в Lync.

Читайте также:  Как сделать землю рыхлой и мягкой видео

При использовании телефона в качестве звукового канала воспользуйтесь функцией Lync Звонок на мой номер. В окне Присоединиться к звуковому каналу собрания выберите пункт Звонок на мой номер и введите номер телефона, на который вы хотите, чтобы вам звонили.

При использовании этой функции не нужно вводить идентификатор собрания или ПИН-код. Нажмите *1, чтобы прослушать описание доступных команд конференции.

Для лучшего качества звука используйте мини-гарнитуру, а не микрофон и динамики компьютера.

Качество звука в значительной степени зависит от состояния сети. Используйте проводное подключение к сети и не забудьте отключить беспроводные соединения на компьютере.

После присоединения к собранию отключите микрофон, если вы не выступаете. См. статью Использование звука во время собрания Lync.

Выступление на собрании Lync

Присоединитесь к собранию вместе с сотрудником, чтобы проверить качество звука и изображения.

Проверьте параметры текущего собрания, убедившись, что необходимые функции участников, например разрешение на присоединение участников, просмотр содержимого или разрешение на добавление примечаний, выключены или включены.

Если вы работаете с PowerPoint, учтите следующее:

Используйте набор слайдов, содержащий не больше 15 элементов, крупные шрифты (больше 30) и простой фон, чтобы не отвлекать внимание.

Заранее загрузите презентацию и потренируйтесь использовать элементы управления для перемещения слайдов и добавления примечаний. Например, можно выделять важные элементы с помощью лазерной указки или штампов.

Чтобы не забыть тезисы выступления, используйте заметки выступающего.

Если вы предоставляете общий доступ к рабочему столу или программе:

Помните, что при общем доступе к программе участники видят только те приложения и документы, к которым предоставлен общий доступ. Другие программы, которые вы просматриваете, будут невидимыми для участников.

Если нужно переключаться между программами, используйте общий доступ к рабочему столу.

Нажмите кнопку Предварительный просмотр в собрании, чтобы посмотреть, что видят участники, которым предоставлен доступ к рабочему столу или программе.

Сообщите участникам собрания, что можно увеличить область просмотра, перейдя в полный режим.

Оставьте достаточно времени на вопросы, сообщив участникам, что можно вводить вопросы и комментарии в разделе мгновенных сообщений.

Выключите свой микрофон, если вы не выступаете, и убедитесь, что знаете, как включать и выключать микрофоны участников как с помощью Lync, так и с помощью тональных команд телефона (нажмите *1 на панели набора номера, чтобы прослушать команды).

Перед началом собрания напомните участникам, как включить и выключить микрофоны.

По завершении собрания нажмите Дополнительные параметры (…), а затем Завершить собрание. Чтобы продолжить, в предупреждении нажмите ОК. После этого окно будет закрыто, а от собрания будут отключены все пользователи, в том числе те, которые присоединились к нему по телефону.

Если вы хотите выйти из собрания, никого не отключая от него, просто закройте окно собрания.

6f88d0bc 7f5c 48ec 90d8 5522988c0bc7

Проведение собрания в конференц-зале

Перед началом собрания желательно подготовить конференц-зал, убедившись, что в Lync настроена работа аудио- и видеоустройств зала.

При необходимости подключите ноутбук к проектору или телефону конференц-зала.

При наличии эха отключите динамики и микрофон. Попросите других участников, подключенных к Lync, также отключить микрофоны и динамики.

Можно подключить телефон конференц-зала к своему компьютеру или пользоваться своим телефоном для подключения к звуковой части собрания.

При использовании проектора подсоедините кабель к компьютеру и выберите соответствующий дисплей.

Клавиша Windows + P вызывает окно, где можно выбрать один из следующих параметров:

Дублировать — отображает рабочий стол одновременно на мониторе компьютера и на проекторе конференц-зала;

Расширить — расширяет рабочий стол с компьютера и проектора конференц-зала;

Только на проекторе — отображает рабочий стол только на проекторе.

Рекомендуется использовать команду Дублировать, чтобы видеть собрание, как на своем мониторе, так и на дисплее конференц-зала.

Источник

blog.eaglenn.ru | Заметки IT инженера

Microsoft, Linux, Lync и etc……

Создание собрания Lync в Outlook Exchange

Календарь

Для создания конференции Lync, с использованием Outlook Exchange необходимо открыть календарь.

Outlook Exchange kalendar

В верхнем меню необходимо нажать кнопку новое собрание Lync.

Outlook Exchange novoe sobranie Lync

В появившемся приглашении необходимо заполнить поля кому, тема. Необходимо проверить время начала и окончания собрания.

Читайте также:  Как сделать самому деревянный плинтус

Outlook Exchange adresat v sobranii Lync

Изменим параметры собрания, для этого щелкните мышкой в верхнем меню кнопку параметры собрания.

Outlook Exchange parametry sobraniya Lync

Параметры собрания Lync

Настройка разрешении

По умолчанию собрание создается с готовыми настройками, которые хранятся на сервере Lync, но вы можете задать свои уникальные параметры для собрания.

Outlook Exchange parametry sobraniya Lync 1

Переместите флажок в параметр новое место для собрания и вам станут доступны дополнительные функции.

Outlook Exchange parametry sobraniya Lync 2

Изменение телефон

Если ваш администратор настроил территориально распределённую сеть MS Lync и позволил использовать вход в конференцию Lync с телефонным номером в зависимости от территории нахождения партнера, вы можете снизить затраты на телефонные переговоры путем выбора нужного номера. Перейдите в меню телефон,

Outlook Exchange parametry sobraniya Lync telefon

где, из выпадающего списка выберете необходимый регион. В зависимости от выбранного региона у вас изменить телефонный номер точки входа.

Телефон до изменений региона

Outlook Exchange parametry sobraniya Lync telefon do

Телефон после изменения региона

Outlook Exchange parametry sobraniya Lync telefon posle

Изменение языка приглашения

Для изменения языка отправляемого приглашения необходимо перейти в раздел язык приглашения

Outlook Exchange parametry sobraniya Lync yazyk

и поставить галку сделать английский языком приглашения на собрание. Приглашение на собрание будет создано на английском языке.

Outlook Exchange parametry sobraniya Lync anglijskij yazyk

По завершению всех настроек нажимаем кнопку отправить

Outlook Exchange sobranie Lync1

В календаре у нас будет создано новое собрание с использованием MS Lync.
Outlook Exchange sobranie v kalendare

Источник

Запись и воспроизведение собраний в Lync 2010

Поддержка Office 2010 прекращена 13 октября 2020 г.

Перейдите на Microsoft 365, чтобы работать удаленно с любого устройства и продолжать получать поддержку.

Если в организации разрешена запись, то собрания или беседы Microsoft Lync 2010 можно записать. Запись позволяет сохранить аудиосигнал, видеосигнал, мгновенные сообщения, совместный доступ к приложениям, презентации Microsoft PowerPoint, виртуальную доску и опросы из сеанса Lync 2010, а затем полностью воспроизвести их.

Запись также можно сделать доступной для остальных пользователей путем сохранения частей записи Lync в формате Windows Media. Это позволяет объединить все записанное содержимое в одном видеофайле Windows Media. Видеоролик по умолчанию сохраняется на компьютер, но его можно совместно использовать с другими пользователями путем сохранения на общем сетевом ресурсе или в библиотеке активов Microsoft SharePoint Server 2010.

Требуемое действие

Определение записываемых компонентов

Во время беседы Lync и перед ее записью можно выбрать тип содержимого, которое требуется включить в запись. Эти параметры можно установить в процессе собрания или беседы Lync, открыв Параметры записи в окне собрания или беседы. Все внесенные изменения применяются к текущей беседе или собранию. Для следующих бесед или собраний используются настройки по умолчанию.

Примечание: Если планируется создание публикуемой версии Windows Media записи, следует помнить о том, что если определенное содержимое в первоначальном сеансе Lync было слишком большого размера (например, большая доска, длинный сеанс обмена мгновенными сообщениями или общее использование двух мониторов), то содержимое может плохо читаться в окончательном видео. Кроме того, все рукописные сообщения в части обмена мгновенными сообщениями записи обычно усекаются из-за ограниченной ширины в окончательном видео.

Перейдите в окно собрания или беседы и щелкните пункт Параметры в строке меню. Если пункт меню Параметры не отображается, нажмите кнопку Дополнительные параметры, а затем выберите команду Показать строку меню).

Выберите пункт Параметры записи.

В диалоговом окне Lync — параметры записи установите флажки рядом с теми типами содержимого, которые требуется включить в запись Lync. Если необходимый тип содержимого недоступен, то его запись может быть запрещена организацией.

Запись беседы или собрания

При участии в личной беседе Lync можно запустить запись, если организации участников разрешают это. Обратите внимание на то, что запись беседы невозможна, если один из собеседников использует обычный телефон. В ходе собрания Lync запись может начать выступающий, если это разрешено пользователем, запланировавшим или начавшим собрание.

Чтобы начать запись, выполните одно или несколько действий в окне собрания или беседы:

Нажмите кнопку Дополнительные параметры и щелкните команду Начать запись.

Щелкните элемент Действия в строке меню, а затем щелкните команду Начать запись. Если меню Действия не отображается, нажмите кнопку Дополнительные параметр и выберите команду Показать строку меню.

В ходе собрания можно использовать элементы управления в нижней части окна для приостановки, продолжения или остановки записи.

Читайте также:  Как сделать сайт второго уровня

Определение пользователей, ведущих запись

В ходе записи в нижней части окна собрания или беседы отображается сообщение Вы ведете запись, Другие ведут запись или Вы и другие пользователи ведете запись. Если запись ведут другие пользователи, наведите указатель мыши на это сообщение, чтобы просмотреть имя пользователя.

Остановка и сохранение записи

При остановке записи Lync автоматически сохраняет ее. Записи по умолчанию сохраняются на компьютере в папке C:\Users\ \Lync Recordings. Lync также предоставляет возможность создания версии записи Windows Media, которую можно опубликовать путем сохранения на сетевом ресурсе. При наличии SharePoint Server 2010 и соответствующих прав можно сохранить эту запись в библиотеку активов Microsoft SharePoint.

Примечание: Если планируется создание публикуемой версии Windows Media записи, следует помнить о том, что если определенное содержимое в первоначальном сеансе Lync было слишком большого размера (например, большая доска, длинный сеанс обмена мгновенными сообщениями или общее использование двух мониторов), то содержимое может плохо читаться в окончательном видео. Кроме того, все рукописные сообщения в части обмена мгновенными сообщениями записи обычно усекаются из-за ограниченной ширины в окончательном видео.

В окне беседы или собрания выполните одно из следующих действий.

Нажмите кнопку Дополнительные параметры и щелкните команду Остановить запись.

Щелкните элемент Действия в строке меню, а затем щелкните команду Остановить запись. Если меню Действия не отображается, нажмите кнопку Дополнительные параметры и выберите команду Показать строку меню.

Используйте кнопку Остановить запись в нижней части окна беседы или собрания.

Отобразится диалоговое окно Остановить запись. Чтобы изменить имя записи, укажите новое имя в разделе Название записи.

Чтобы создать версию записи Windows Media, перейдите к разделу Публикация, установите флажок Создавать версию для публикации другим пользователям (расширение WMV).

Чтобы выбрать тип содержимого, которое требуется включить в публикуемый видеофайл, выберите пункт Параметры. В разделе Содержимое в видео установите флажки рядом с требуемыми типами содержимого (если тип содержимого недоступен, то он изначально не был включен в сеанс Lync). После этого нажмите кнопку ОК.

Чтобы изменить расположение версии записи Windows Media, в разделе Сохранить в выполните одно из следующих действий.

Нажмите кнопку Обзор и перейдите в папку, в которой требуется сохранить этот видеофайл.

В текстовом поле укажите веб-адрес, например URL-адрес библиотеки активов SharePoint Server 2010.

Примечание: Если возникают проблемы отправки файла в SharePoint Server 2010, обратитесь к администратору SharePoint с просьбой увеличить максимальный объем для отправки по умолчанию (по умолчанию установлено 50 МБ) и параметр времени ожидания отправки.

Примечание: Чтобы сразу перейти в диспетчер записей Microsoft Lync 2010 для управления записью или ее воспроизведения, щелкните команду Управление записями.

Воспроизведение записи

Чтобы воспроизвести созданные записи, откройте диспетчер записи Lync. Записи открываются в проигрывателе Microsoft Lync 2010 и просматриваются в нем.

Чтобы открыть диспетчер записи, выполните одно из следующих действий.

Нажмите кнопку Дополнительные параметры и щелкните команду Управление записями.

Нажмите кнопку Пуск, выберите пункт Все программы, щелкните команды Microsoft Lync и Диспетчер записи Microsoft Lync.

Щелкните элемент Действия в строке меню Lync, а затем щелкните команду Диспетчер записей. Если меню Действия не отображается, нажмите кнопку Дополнительные параметры и выберите команду Показать строку меню.

Щелкните запись в диспетчере и нажмите кнопку Воспроизвести.

Если другой пользователь опубликовал версию записи Windows Media и разместил ее на сетевом ресурсе или на сайте SharePoint, то эту запись можно открыть и воспроизвести в проигрывателе Windows Media. Для оптимальной производительности рекомендуется сохранить запись Windows Media на компьютере и воспроизвести ее с локального диска.

Создание версии записи для совместного использования

Запись можно сделать доступной для других, сохранив всю запись Lync или ее часть как файл Windows Media и опубликовав этот файл на общем сетевом ресурсе или в библиотеке активов SharePoint Server 2010. Существует два способа создания версии Windows Media записи: создать ее автоматически при завершении сеанса Lync и сохранении записи (подробные сведения см. выше в разделе «Остановка и сохранение записи») или создать ее позднее в диспетчере записей (дополнительные сведения см. в разделе Диспетчер записей).

Источник

Поделиться с друзьями
admin
О том как сделать своими руками
Adblock
detector